2012年3月29日木曜日

【サイボウズLive活用術】基礎編09:ToDoリストを確認・更新 ⇒ 一つ一つToDoを完了させて成果へ


サイボウズLiveのグループでToDoを登録したとしても、実行しなければ意味がありません。そのためにはToDoを確認して、情報を更新していくことが必要です。一つ一つのToDoを地道に“完了”させていかなければ、結局成果には結びつきません。そのために、ToDoの確認と、情報の更新方法を整理したいと思います。

check list / Artois Bibliothèques

以下、やり方です。

①グループのトップページまたはToDoリストメニューからToDoを確認
グループのトップページは画面中央部に直近更新があった「ToDoリスト」が表示されます。ToDoの名前部分をクリックすると、当該のページに移動します。また、画面左上のイベント部分に、未完了ToDoとその件数が表示されます。クリックするとToDoリストメニューに移動します。なお、期限切れのToDoがある場合は赤字でその件数が表示されます。

ToDoリストメニューでは、ToDoのリストが表示されます。ToDoリストメニューでは、絞込みや並び替えを行うことができます。
 
a.絞込み
 左から、担当者別、ステータス別、優先度別でToDoを絞り込むことができます。
 通常はステータスが「(未完了)」のものだけが表示されるようになっています。

b.並び替え
 以下の並び替えを行うことができます。一覧で確認したい場合に使用します。
  ・番号(降順・昇順)
  ・タイトル(降順・昇順)
  ・期日(降順・昇順)
  ・更新日時(降順・昇順)
  ・優先度(降順・昇順)

c.ToDoリスト
 絞り込み、並び替えを行った結果が表示されます。
 ToDoの名前部分をクリックすると、当該のページに移動します。



②ToDoにコメントを書き込む
コメント部分については掲示板とまったく同じです。「返信」や「いいね!」などの機能もそのまま使用できます。 

a.コメント :
 コメントの書き込み欄。

b.添付ファイルを追加する :
 コメントに関連する添付ファイル。
 25MBまでのファイルを添付できます。
 本文部分と同様に、画像ファイルなどは、「本文に挿入」をクリックすると、本文中に表示することができます。

c.書き込み結果:
 入力が終わったら「書き込む」ボタンをクリックします。
 自動的に書き込んだコメントが新着順に下部に表示されます。
 書き込まれたコメントには「いいね!」や「返信」を行うことができます。
 管理者の場合は右側に「削除する」ボタンが表示され、コメントを削除することもできます。


③ToDo情報を更新する
ToDoに対応していくと、ステータスや期限などに修正することが必要になります。進捗があり次第、なるべくToDoは更新しましょう。更新には「変更する」ボタンをクリックします。なお、ToDoを誤って登録してしまった場合は「削除する」をクリックしましょう。
 



④最新情報を反映する
ToDoの編集画面が表示されたら、最新情報に更新しましょう。
特に、進捗があった場合はステータス部分を更新することは忘れずに。

 a.タイトル : ToDoの名称がふさわしくなければ修正、基本的には修正しません。
 b.メモ : 補足事項の追記が必要な場合は編集します。
 c.添付ファイルを追加する : 添付ファイルの追加・変更が必要な場合に編集します。
 d.担当者 : 担当者が変わった場合は、当該の担当者を選択します。
 e.ステータス : 進捗状況に合わせてステータスを変更します。
 f.期限 : 期限を延期する場合は、新しい期限を設定します。
 g.優先度 : 優先度が変更になった場合も、対応する優先度を設定します。
入力が終わったら「変更する」ボタンをクリックします。



⑤更新結果を確認する
ToDo情報の画面から更新結果を確認します。なお、ToDoの対応が終わり、ステータスを「完了」にしたとしても、コメントはいつでも入力可能です。

ステータスが完了になった場合は、トップページの「未完了ToDo」の数が減ります。期限切れToDoがなくなれば、赤字での表示もなくなります。

また、ToDoリストメニューの標準の表示からは「完了」ステータスになったToDoは表示されなくなります。表示したい場合は、絞り込み部分で「(すべて)」か「完了」を選ぶ必要があります。